Cu toții am stat în multe ședințe care mai bine puteau fi un email sau în care timpul a fost pierdut într-o manieră total contra-productivă.
Mereu când stau într-o ședință haotică mă gândesc nu doar la faptul că am pierdut eu o oră sau două, ci înmulțesc numărul de ore pierdute cu numărul de persoane participante.
De aceea, mi se pare esențial ca ședințele să fie ținute în cel mai eficient mod cu putință. În plus, fără o agendă, ședințele pot fi chiar contra-productive.
Am adunat mai jos câteva idei pentru organizarea eficientă a unei ședințe.
Colegii îmi mai spun că sunt corporatist când aplic principiile astea. Mie însă nu îmi pare că le aplic întotdeauna așa cum mi-aș dori ¯\_(ツ)_/¯
Setarea agendei întâlnirii
Pe cât posibil, încă de la stabilirea ședinței, ar trebui setată o agendă pentru întâlnire. Dacă se poate cât mai în detaliu.
Acest lucru se poate stabili minimal în momentul în care intervine nevoia pentru ședința respectivă.
Dacă nevoia este a unui singur om care are nevoie de o aliniere cu restul organizației – perfect – avem identificată și persoana care trebuie să seteze agenda întâlnirii.
Iar agenda nu trebuie să fie stabilită la minut, personal încerc să pun câteva bullet point-uri cu ce aș vrea lămurit și care este obiectivul ședinței/call-ului.
De ce intrăm și cum vrem să ieșim cum ar veni.
Setarea duratei întâlnirii
Tot persoana care setează ședința ar trebui să seteze o durată a întâlnirii.
30, 60, 90 minute, cât se estimează dezbaterea pe subiectele din agendă.
Setarea duratei este și o formă de respect atât față de participanți cât și față de eventualele persoane care vor să folosească aceeași sală de ședințe.
Să nu mai zic de planificarea zilei pentru toată lumea. Că doar nu te poți aștepta ca ședința aceea să fie singura responsabilitate a persoanei în ziua aceea.
Pregătirea înainte de ședință
Deși nu reușesc întotdeauna, îmi place foarte mult să las o perioadă de vreo minimum 15-30 minute înainte de o ședință pentru a parcurge ceea ce se va discuta și pentru a-mi seta gândirea în direcția agendei.
Dacă e vorba de o ședință recurentă să-mi fac o recapitulare pe ședința anterioară, ce am făcut din ce s-a discutat anterior, un minim de discurs.
Dacă sunt organizatorul ședinței, mi se pare un FAIL dacă nu reușesc să mă pregătesc înainte. Se mai întâmplă să ies dintr-o ședință și să intru direct în alta.
Deschiderea ședinței
Deschiderea ședinței este foarte importantă. O mică recapitulare pentru cei care participă, obiectivele ședinței, obiectivele call-ului setează foarte bine discuția.
Asta desigur după chit-chat-ul de început la care personal nu mă pricep deloc bine și de obicei o zic pe aia cu „mi-am uitat agenda cu glumele pe azi”.
Cineva trebuie să își asume rolul de moderator
De obicei persoana care face agenda și este organizatorul întâlnirii trebuie să își asume și rolul de moderator, mai ales în cazul ședințelor cu mai mult de 3-4 participanți.
Esențial ca acest rol să fie fie asumat într-un mod profesionist. Bășcălie dai, bășcălie primești.
În unele cazuri am observat că ajută pentru deschiderea ședinței și o prezentare, câteva slide-uri într-un powerpoint. Dar aplica tactica asta mai rar decât mi-aș dori, de obicei din lipsă de timp.
Nu transforma o ședință cu o agendă într-un brainstorming
Ședințele punctuale câteodată se confundă cu brainstorming-uri.
Sigur, cu toții avem idei, dar aceste idei trebuie spuse la momentele potrivite. Dacă o ședință se realizează pentru a progresa sau debloca un proiect, ideile paralele nu își au locul.
Când o ședință punctuală se transformă într-un brainstorming deja agenda se dă peste cap și e calea pentru a aluneca pe o spirală de idei greu controlabilă. Și e total ineficientă.
Efectiv se poate ajunge să se ajungă să se împrăștie cu idei foarte bune, dar care nu vor fi puse în aplicare niciodată pentru că:
a. sunt spuse într-un context nepotrivit
b. sunt spuse într-un context cu foarte multă poluare (alte subiecte, alte idei mai proaste). Cred că de aici apar cele mai multe „ți-am spus eu-uri”.
O idee nu ajunge să fie bună, trebuie să fie spusă și la momentul potrivit. Voi mai reveni pe acest subiect.
Ora ședinței – ideal dimineața, nu la prânz, nu la final de program, nu vineri
Cred că cea mai potrivită oră pentru o ședință este ora 10:00.
Suficient de devreme, dar și cu un timp de buffer de pregătire pentru toată lumea. Sau pentru întârziații traficului din București.
În contrast, ședințele la ora prânzului nu mi se par o idee bună.
La fel pot spune și despre ședințele planificate după ora 16:00. Personal de pe la 16:00 încerc să închid ce am de făcut pe ziua respectivă.
Mai sunt și oameni care vor să plece mai devreme – poate o programare făcută la 18:30, poate vreo ședință cu părinții, șamd.
Același lucru aș putea să îl spun și legat de discuțiile planificate pentru vineri.
Vinerea este pentru închiderea săptămânii și pregătirea următoarei săptămâni.
Adăugarea în calendar sau ședințele ad-hoc
În continuare cred că se mai întâmplă treaba asta cu ședințele stabilite, dar care nu au fost adăugate în calendar.
Sincer, efectiv pot uita de o ședință dacă nu a fost adăugată în calendar. Nu cred că sunt singurul.
Cât privește ședințele ad-hoc, se încadrează tot în ședințe neanunțate. OK, pot să spun că e în regulă o ședință de consultare de 15-20 minute, dar ceva ce depășește mai mult trebuie să fie doar pentru o urgență.
Sigur, idei ar mai fi, dar cam asta am cules eu. Probabil o să revin cândva și cu Partea II.
Lasă un răspuns